Как добавить нового Сотрудника в Метис
Процессом заведения новых сотрудников в Метис занимается HR-отдел в головном офисе и сотрудник Отдела Кадров на Объекте.
Осуществляется это через модуль "Управление Персоналом" вкладку "Добавить сотрудника":
Пошаговая инструкция добавления сотрудника:
Получите Заявку на нового сотрудника от Руководителя или Директора - форма вложена в эту статью "Регламент № HR_005 от 04.08.2023. Приложения №1, 2", а также запросите Паспорт сотрудника
На основании Заявки заполните форму HR089_Новый сотрудник (форма вложена в эту статью)
Зайдите в модуль “Управление Персоналом”, и далее во вкладку “Добавить сотрудника”
Откроется форма, содержащая 7 вкладок. Нужно внести информацию во все, кроме последней (последнюю вкладку заполняет команда Мтс).
Вкладка Персональная информация.
Персональная информация вносится на основании Паспорта, ИНН, СНИЛС.
Заполняются поля, отмеченные звездочками, плюс поля ИНН, СНИЛС, № телефона и персональный e-mail. Также загружается фотография.
*в группе крови можно выбрать 0+
Все документы, которые есть в данный момент, также подгружаются в метис через кнопку “Добавить приложение”. Каждый скан подписывается соответствующим названием документа.
Добавляя документ, снизу проставьте галочку в пункт “Основной”:
Таким образом загрузите необходимые документы на вкладку Персональная информация:
И перейдите на следующую вкладку “Условия работы”.
Вкладка Условия Работы.
На этой вкладке для начала заполните только поля, отмеченные звездочкой + поле email компании:
Если вы не нашли в списке нужный вам график или должность, запросите добавление новых. Подробнее описано в статье Как запросить добавление новых должностей, отделов и графиков работы, если я не могу найти их в списке
Категория сотрудника: Сотрудники в Мтс подразделяются на 2 категории - Директ и Эндирект.
К Директ сотрудникам относятся: все Рабочие, Помощники Мастера и Бригадира, Сварщики, Электрики, Мастера, Кофе-Леди.
К Эндирект категории относятся сотрудники в таких должностях как: Водители, Машинисты, Инженеры, Руководители проекта, Административные ассистенты, Проектные юристы, Снабженцы, Специалисты Отдела кадров, Начальники Участка, Прорабы, Геодезисты, Бригадиры, Специалисты по Миграционному Учету, Кладовщики, Табельщики, Специалисты по Качеству Работ, Специалисты по ОТ и ТБ, Операторы и Начальники Склада, Начальники Строительства, а также все должности сотрудников Центрального Офиса.
Далее заполните поля, относящиеся к руководству: отмечены галочками на скрине ниже:
И в случае, если этот рук-ль/начальник/прораб/бригадир/ уволился, нужно поле, где он был указан, очищать - не выбирать никого либо выбрать нового, нужного работающего в этой должности сотрудника.
Потому что у нас в программе есть такой Баг: если к примеру в сотруднике что-то изменили, запустив процесс, и при этом тот, кто был указан у него в графе Начальник, уже уволился, - программа автоматически запускает дополнительный процесс по этому сотруднику, конкретно - процесс по Изменению Условий работы - где как изменение отмечается смена Рук-ля с *имя уволенного начальника* до *ничего*.
И чтобы такой доп. процесс не запускался, просто исключайте в дальнейшем из нужных граф уволенных уже начальников/прорабов и т.д.
В документы на вкладке Условия Работы подгружаем обязательно форму HR089_Новый сотрудник и другие документы, если есть (на данном этапе могут быть реквизиты карты и справки с прошлого места работы).
По форме HR089_Новый сотрудник команда Метис, IT-отдел, администратор объекта смотрят, что им необходимо сделать для нового сотрудника.
Примечание: В случае, если Новый сотрудник получает от Компании некое Имущество (компьютер, каска, пропуск и т.п.), нужно это отразить в Мтс.
Необязательно делать это при первоначальном приеме (при запуске Неоф. Процесса Новый сотрудник), потому что это можно сделать уже после завершения Процесса, после того как Сотрудник попадет в Список.
Подробности описаны в Статье Как добавить Сотруднику имущество Компании, которое на нем числится.
После перейдите во вкладку Пребывание.
В пребывании указываем в месте жительства «Домашний Адрес / в Регистрации»:
У граждан РФ прописка указана в паспорте, который подгружается в персональную информацию, поэтому дублировать сюда ее не нужно.
У иностранных граждан есть отдельная временная регистрация, которую необходимо подгрузить в раздел Пребывание.
Обратите внимание, что Страна автоматически заполнена как РФ - поэтому если новый сотрудник - иностранец, скорректируйте здесь страну:
На следующей вкладке Виза/Патент подгрузите визу или патент иностранного гражданина:
*для граждан РФ (рассматриваемого в данном примере Иванова Ивана) подгружать в эту вкладку ничего не нужно.
Затем перейдите во вкладку Зарплата и заполните все поля:
Зарплата заполняется в соответствии с заявкой, полученной от Руководителя или Директора.
Далее перейдите во вкладку Образование/Опыт.
Подгружаем документы, которые у нас есть. В данном случае это резюме:
Последнюю вкладку Доступ вам заполнять не нужно - это сделает впоследствии команда Мтс, когда новый сотрудник появится во вкладке “Список Сотрудников”.
Заполнив нужные 6 вкладок, нажимаете кнопку “Отправить” в правом нижнем углу:
Если кнопка Отправить не срабатывает - перепроверьте все заполненные ранее вкладки и убедитесь в том, что все отмеченные звездочкой поля - заполнены.
Если что-то осталось не заполненным, Мтс подсветит это красным шрифтом как на примере ниже:
Если все заполнено, то кнопка “Отправить” сработает как нужно, и высветится следующее уведомление в правом верхнем углу экрана:
В Мтс после этого автоматически запускается процесс под названием Неоф. ИТР - Новый Сотрудник.
Найти этот Процесс можно, выставив следующие фильтры:
Направьте № данного Процесса (ID) ответственному лицу - в данном случае, как указано в Статусе - Руководителю Проекта.
Далее напишите письмо с темой "Новый сотрудник - Иванов Иван - Central Office", чтобы необходимые подразделения узнали о появлении нового сотрудника.
Шаблон вложен в данную Статью; в нём также перечислены электронные почты получателей.
Подробнее о HR-процессах читайте в статье Какие HR-процессы существуют и для чего они нужны
После того как Руководитель согласует Процесс, Процесс перейдет в Шаг Управляющего Партнера (Директора), а затем в шаг Ведущего HR^
После того как Директор его одобрит, а следом Ведущий HR Завершит Процесс, новый сотрудник появится в Списке Сотрудников:
После официального приема сотрудника запустите официальный процесс, нажав на кнопку “Редактировать”.
Во вкладке Условия работы заполните официальные поля в соответствии с 1С:
Во вкладку Условия работы подгрузите подписанные документы приема, если они есть на данном этапе. Если сейчас их нет, их подгрузит HR (ОТК) на своем шаге процесса.
Далее нажмите кнопку Отправить:
Автоматически запустится процесс “Оф. ИТР - Изменение Условий Работы”.
После согласования данного процесса следующими ответственными лицами (которые указываются в Статусе) Сотрудник будет числится официальным в списке сотрудников:
